会議が会議でない
どこの会社も月に何回か、会議を開催されていると思いますが、会議をする目的は一体何でしょうか。
意思決定・情報交換・情報伝達・問題解決などの目的が、挙げられるでしょう。しかし、その目的の前に様々な障害があり、会議が進行しないのが、中小企業の現実です。
私 ：「社長、今日の会議は、ほとんど社長ひとりが話されていましたね。」
社長：「なるべく皆の意見を聞くようにと思うが、発言がないから・・・。」
私 ：「それでは、皆さんに意見を求めたらいかがですか。」
社長：「名出しで指名をしても、言葉少なく、また文句しか出てこない。」
私 ：「それでも、そこから始めるしかないでしょ。」
社長：「そうだな。こちらがもっと工夫しなければならないな。」
中小企業の多くは、会議が会議になっておらず、ほとんど社長かそれに次ぐ幹部の人が話をして時間が経つ会議が多い。
それはなぜか。
その多くは上記のように、社員が発言しないという理由を言われる。それでは社長が、社員が発言いやすい環境づくりや答えやすい質問の工夫をしているだろうか。実際、それは行われていない。だから、人前で話すことが苦手な社員や、若い社員は上司に気を使い、発言を慎んでいる。
その結果、話すことが得意ないつもと変わらない人が、発言をしている状態になる。ここで社長が間違ってはいけないことは、「発言しないから意見がないのではない」ということである。
これを改善するための方法として、会議開催の数日前に会議資料を配り、それに対しての意見を紙に書くことを義務づけるのである。人は何かを書くようにと言われると、たとえ1行でも文書は書くものである。
特に、会議当日に突然意見を求められても、自分の意見がまとまらないので発言ができない人もいるので、そういう人には、考える時間を事前に与えることは有効である。
また、その書式はフリーで書いてもらう方法と、あらかじめこちらが聞きたい項目を記載しておく方法があるが、それは各々の社員の状態にあわせて使用して頂きたい。
次に、意見を言ってもらうことはありがたいが、その発言が文句ばかりで、会議に参加した全員の志気を下げる社員もいる。できれば逆に、この人は会議で発言しないで欲しい、と思うことも無理はない。
そういう時は、「会社の問題点は十分に分かったので、それをあなたならどうやって改善しますか。改善方法を是非とも教えて欲しい」と聞く。
そこで、きちんと回答があれば良いが、そうではなく「それは社長が考えるべきでしょう」と答えた場合、その人の言葉からは、会社に有用なことは何も生まれないことがはっきりする。
そこですかさず
「社長ひとりで考えるべき事柄なら、皆に集まってもらう必要はない。集まってもらう以上、前向きな意見を持って会議に参加してもらわないと困る。君は次回から会議に参加しなくてよい。」
と断言するのである。何事も社長の強い意志と発言により、社員の考えや言葉は変わるものである。時にはきっぱりと言い切ることも非常に重要であり、会議が会議として活きてくる。
執筆：野上智之
